EllisDon - Providence Care Hospital
Partout dans le monde, EllisDon est connu pour ses réalisations impressionnantes et sa fiabilité dans l'industrie de la construction. Basée en Ontario, ce géant des services de construction a passé les 65 dernières années à livrer des projets de qualité et à élargir sa réputation avec chaque nouvelle structure innovatrice à son actif. Bien qu’ils soient toujours principalement basés au Canada, EllisDon est devenu une base mondiale pour les projets de construction, et avec des revenus annuels dépassant les 3 milliards de dollars, ils sont du côté de la prospérité.
Key Facts
- Type : Projet de conception-construction-financement-maintenance
- Valeur du contrat : 800 millions de dollars
Etudes de cas
- Amélioration de la coordination
- Une plateforme unique de communication
- Levée de réserves
Connaissant bien les projets hospitaliers, l'expertise d'EllisDon dans ce type de travail est la raison pour laquelle Infrastructure Ontario et Providence Care leur ont octroyé un contrat de 350 millions de dollars, dans le cadre de la somme globale de 800 millions de dollars pour le projet. L'un de leurs derniers projets gigantesques est le nouvel hôpital Providence Care à Kingston, en Ontario. Ils dirigent Integrated Team Solutions, un consortium d'entreprises de construction chargé de faire respecter la date d'achèvement du projet en novembre 2017. Étant donné que cet hôpital psychiatrique est une entreprise de conception-construction-financement-entretien, EllisDon sera chargé d'entretenir le nouvel hôpital Providence Care pendant une période de 30 ans une fois la construction terminée.
Levée de réserves en temps réel
Alors que l’hôpital Providence Care doit jongler avec une multitude de tâches, le chef de projet adjoint Mike Armstrong se concentre principalement sur la gestion budgétaire et la gestion de tous les travaux extérieurs, tels que le béton, l'aménagement paysager, le génie civil, les murs-rideaux et la maçonnerie. Il est également l'un des membres les plus férus de technologie de l'équipe d'EllisDon, il lui incombait donc de trouver une solution moderne à l'inefficacité quotidienne sur le terrain. Armstrong attribue également son succès à Alana Bonney, coordonnatrice LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) chargée du contrôle qualité, pour son aide à adapter Fieldwire aux processus d'EllisDon. Avec jusqu'à 700 travailleurs sur site à un moment donné, il est très important de garder l'équipe informée des tâches à faire et des problèmes qui nécessitent leur attention.
« Nous nous concentrons sur la levée de réserves », déclare Armstrong. « Le plus dur, c'est que ce projet est une grosse machine, et plus vous alimentez la machine en données, plus elle doit être bien gérée. Fieldwire est génial car vous pouvez saisir et contrôler tout cela en un seul endroit. Je pense honnêtement que cela nous a probablement évité d'avoir besoin de 2 à 3 personnes chargées du contrôle qualité»
La taille massive du projet Providence Care crée un flux constant de [réserves] à gérer, et au fur et à mesure qu'elles s'accumulent, Fieldwire devient essentiel pour le suivi du statut de chaque élément. Des tâches sont créées pour chaque défaut ou nonconformité et l'équipe de l'hôpital Providence Care désigne une priorité, une date d'échéance et une catégorie pour chaque tâche afin que les attentes soient claires. Chaque tâche individuelle collecte toutes les données relatives à des problèmes spécifiques, telles que des notes, des photos, des listes de contrôle et des pièces jointes.
« L’autre avantage est que nous avons également invité le client sur Fieldwire afin qu’il puisse voir en temps réel les réserves levées et comment nous les corrigeons », déclare Armstrong. « Cela a donc éliminé le va-et-vient des questions lorsqu'ils effectuent une visite de chantier. Vous savez, envoyer des e-mails en disant: "Hé, nous avons remarqué cela, hé nous avons remarqué cela, etc." Nous pouvons donc éliminer ces questions simplement en les ayant avec nous sur la plateforme. Ils pouvaient se connecter sur l'app pour se rendre compte que nous avions repéré les problèmes et que nous les réglions."
Le système de gestion des tâches en temps réel est un attribut principal de l'application de construction Fieldwire. L'application envoie des notifications push et e-mail à toutes les responsables ou suiveurs chaque fois qu'il y a une mise à jour d'une tâche. L'hôpital comprendra 270 chambres de patients réparties sur quatre étages et doit répondre aux normes LEED Argent (normes de bâtiments à haute qualité environnementale) dans toute la structure, de sorte qu'il y a naturellement une multitude de mises à jour des travaux qui doivent être suivies quotidiennement. Être capable de gérer et de surveiller les tâches en temps réel permet de garder un œil sur tout le projet de manière simple et automatique, sans stress. Ils poussent même plus loin le suivi des progrès en se connectant au système ERP Gate Three d’EllisDon. En utilisant l'API ouverte de Fieldwire, EllisDon est capable d'intégrer Gate Three à Fieldwire pour rendre l'échange de données transparent. En unissant le meilleur de ces programmes, leur équipe élimine la double saisie de données et rationalise davantage la façon dont elle surveille l'avancement du projet. 
Renforcer la communication
Les mises à jour en temps réel aident également à renforcer la communication au sein de l’équipe de Mike Armstrong, leur permettant de transmettre immédiatement de nouvelles informations au lieu de se traquer pour transmettre des mises à jour, des demandes d'informations ou des problèmes. Cela a un impact considérable lorsque vous travaillez sur un site de plus de 12 hectares au bord de l'eau. Et même en l'absence de WiFi, toutes les nouvelles données peuvent être enregistrées dans Fieldwire en mode hors connexion puis synchronisées avec tous les autres membres de l'équipe une fois la connexion Internet rétablie.
« Il y avait un problème général de communication des réserves et de contrôle des documents. Fieldwire vient donc de fournir un hub pratique pour les travaux de réserves et la possibilité de communiquer avec les métiers à tout moment depuis n'importe quel endroit. C'est donc la chose la plus importante », déclare Armstrong. « Personne n’a besoin de sortir un ensemble de plans et un appareil photo pour prendre des photos, puis revenir et rédiger les rapports. Ils le font simplement à partir d'un iPad au fur et à mesure ».
Le saisi de toutes les informations et mises à jour des données dans un rapport clair est un autre outil de communication efficace, et Fieldwire aide l’équipe d’Armstrong à agir de manière autonome pour maximiser le temps qu’elle passe à travailler sur le chantier chaque jour. Armstrong peut créer des rapports PDF ou des tableurs à la volée et selon un calendrier établi, afin que chacun de ses collègues reçoive des instructions claires et détaillées concernant les tâches à terminer. Au-delà de l'attribution du travail, les rapports sont également d'excellents moyens de communiquer le progrès, de créer des listes de contrôle et de réserves, et d'analyser l'efficacité globale du travail d’équipe.
« Fieldwire crée une liste de réserves envoyée chaque semaine aux entreprises via des rapports. Quelqu'un n'a pas à gérer ce processus - une fois configuré, Fieldwire le fait automatiquement. Et puis, ce que nous faisons, c’est simplement faire un suivi avec eux pour nous en assurer », déclare Armstrong. « Ils reçoivent le rapport, nous leur faisons parcourir le rapport avec l'un de nos chefs de chantier pour dire " Oui, ce travail est terminé. Voici une photo pour la vérifier ». Ensuite, nous validons l’élément. Nous essayons de valider les éléments aussi rapidement que nous les ouvrons. Fieldwire y contribue vraiment ». 
La gestion de plans innovante
Les efforts de Fieldwire pour rationaliser les projets de construction vont au-delà de la gestion des tâches, et incluent la visualisation et la gestion des versions. Il n'est plus nécessaire de transporter des plans énormes sur le terrain, car Fieldwire permet de télécharger chaque indice du projet directement dans l'application, où vous pouvez superposer les versions et les marquer au fur et à mesure sur vos appareils mobiles. C'est une fonctionnalité puissante dont Armstrong et EllisDon ont pleinement profité, rendant chaque jour beaucoup moins complexe pour leurs collègues sur place.
« Malheureusement, nous ne connaissions pas Fieldwire au début du projet, et nous avons donc étalé nos plans sur de grandes tables selon l'ancienne méthode », se dit Armstrong. « Puis Fieldwire est entré dans nos vies. Désormais, tout notre personnel sur le terrain s'est converti aux iPad. Tous les plans sont téléchargés sur Fieldwire, donc au lieu de transporter des rouleaux de papier, ils emportent leur iPad, enregistrent les réserves et gèrent l'ensemble du processus. Tout est saisi et contrôlé via Fieldwire ».
L’un des aspects les plus pratiques de la gestion des plans dans le logiciel de construction de Fieldwire est que les hyperliens des plans sont activés automatiquement une fois le téléchargement terminé. Le projet Providence Care suit un grand nombre de plans, donc le fait de pouvoir les parcourir sans créer d'hyperliens pour chaque plan est une immense bénédiction. Cela a certainement facilité l'adoption de l'application dans les rangs.
“Once they figured out that all the hyperlinks were built in and they didn’t have to keep flipping pages around - they could just press a button and go into the section detail - they got on board pretty quickly.”
Créer des tâches pour chaque réserve et les placer directement sur leurs plans est un processus qu'Armstrong et son équipe ont pleinement adopté. Sur un projet de cette envergure, cette fonctionnalité a fait une grande différence dans la manière dont ils coordonnent entre leurs sous-traitants et relaient les informations. Les plans sur papier restent maintenant en poste dans une pièce qui s'apparente désormais à un musée.
« Nous affichons toujours des plans sur le mur, car nous ne sommes pas complètement convertis pour avoir des écrans de télévision dans une pièce sur laquelle Fieldwire s'affiche. Mais nous allons dans cette direction, et je pense même que nous n'imprimerons plus de plans, pour être honnête » 
La construction bien faite
Sur un site magnifique surplombant le lac Ontario, le nouvel hôpital Providence Care s'annonce comme un autre succès massif pour EllisDon. Mike Armstrong et son équipe ont fait d'immenses progrès dans la réalisation du projet et, alors que l'hôpital continue de prendre forme, ils continuent de s'appuyer sur Fieldwire pour les aider à renforcer la collaboration et à gérer efficacement les réserves. Quel que soit le poste ou l'emplacement, les nombreux avantages fournis par Fieldwire peuvent être appréciés par toute équipe de construction prête à améliorer ses opérations quotidiennes.
« Je recommanderais absolument Fieldwire aux autres acteurs de l'industrie. Notre projet est un train rapide, et le train déraillait un peu, nous avons donc dû concentrer nos efforts. Fieldwire a vraiment aidé avec cela ».
