Ogilvie - Systèmes de mise en sécurité incendie
Les projets de construction regorgent d'un large éventail de considérations à tout moment, mais la sécurité est toujours la plus importante de ces préoccupations. Cela concerne à peu près tous les autres aspects du projet et, en matière de sécurité incendie, les meilleures mains sont nécessaires pour s'assurer que les bonnes précautions sont en place.
Ogilvie Fire Protection se spécialise dans la sécurité incendie structurelle et passive, ce qui implique la surveillance, le rapport et l'exécution de tous les travaux de protection contre les incendies au nom de leurs clients. Basés à Belfast, en Irlande du Nord, ils concentrent leurs efforts dans tout le Royaume-Uni sur des contrats financés par le gouvernement tels que des écoles ou des hôpitaux. Depuis la tragédie de la tour Grenfell à la mi-2017, la demande de services de protection incendie de qualité a considérablement augmenté et Ogilvie Fire Protection a répondu à l'appel pour aider à empêcher que de tels incidents ne se reproduisent.
Élever le niveau de qualité
L'un des principaux objectifs de Bruce Ogilvie lorsque lui et son frère ont fondé leur entreprise de protection contre les incendies était d'améliorer leur processus d'assurance de la qualité (AQ). Bien que leur entreprise soit relativement nouvelle dans le secteur, les frères ont plus de 40 ans d'expérience dans la sécurité incendie et le déploiement technique. Pourtant, leur métier nécessite des examens minutieux et de nombreuses exigences légales doivent être respectées pour opérer au Royaume-Uni, de sorte que l'ancienne façon de gérer le travail ne suffisait pas. En tant que directeur des opérations, Bruce Ogilvie a mis sa passion pour la technologie dans sa recherche d'un outil de gestion efficace, mais a trouvé que la plupart des solutions étaient tout simplement trop compliqués ou maladroits pour fournir les résultats qu'il souhaitait. Jusqu'à ce qu'il trouve Fieldwire.
« Nous utilisons Fieldwire avec un succès remarquable en raison de la nature de ce que font nos équipes: gérer les tâches, montrer l'avancement et démontrer à nos clients que nous avons un système d'assurance qualité qui ne peut être battu par nos concurrents. Je voulais nous faciliter la tâche pour effectuer un contrôle qualité à distance; pour pouvoir gérer les choses à distance, au lieu d'avoir besoin d'être sur place pour tout. Je souhaitais également pouvoir communiquer plus rapidement avec les personnes sur place. C'était difficile de le faire efficacement dans le passé sans un outil comme Fieldwire ».
L'application de construction mobile permet à Ogilvie et à son équipe de rester en contact et à jour sur tous les développements du chantier, et remplace les méthodes à découvert de l'ère du papier. La documentation n'a jamais été aussi simple à réaliser, et la synchronisation en temps réel de l'application et le système de vérification des tâches permettent à Ogilvie d'être sûr que leur le travail répond non seulement aux normes réglementaires - il les dépasse. En éliminant les étapes d'enquête répétitives, ils ont plus de temps pour se concentrer sur l'intégrité de leurs efforts.
« Lorsque nous avons commencé en 2002, nous avons été contraints d’utiliser des procédures d’assurance qualité sur papier », déclare Ogilvie. « Les clients devaient attendre 3 à 4 semaines pour que toutes les données collectées sur papier passent par un long processus d'AQ, avant de savoir quels progrès avaient été réalisés ou combien cela leur coûterait. Ce n’était pas assez bon pour moi, alors je me suis mis à essayer de rationaliser le processus afin qu’il fonctionne mieux pour ceux pour lesquels nous travaillons. J'ai évalué quatre systèmes de gestion modernes pour notre entreprise, et tous, à l'exception de Fieldwire, étaient inutiles lorsqu'il s'agissait de répondre aux besoins de nos clients. Cela inclurait le suivi des travaux dans les plafonds ou les espaces confinés, que ce soit en installant une nouvelle protection incendie ou en réparant une protection passive contre l'incendie ».
Gagner du temps est l’un des objectifs fondamentaux de Fieldwire, et Ogilvie a utilisé le logiciel dans ce but précis avec un énorme succès. L'assurance qualité ne peut se permettre aucun raccourci, pas avec des mesures de sécurité aussi vitales sur la ligne, et les capacités simplifiées mais robustes offertes par Fieldwire réduisent simultanément les retards et renforcent la diligence. Ogilvie s'est donné pour mission de faire en sorte que son entreprise se démarque dans un secteur qui, selon lui, a toujours été caractérisé par une mauvaise exécution et un manque d'attention au client. Confier ses projets aux soins de Fieldwire l’a aidé à faire de ce rêve une réalité.
« En tant que directeur des opérations, je voulais voir quel type d'informations je pouvais fournir à nos employés en temps opportun, et tout, de la version du navigateur à l'application mobile, m'a aidé à atteindre cet objectif. Pouvoir accéder aux informations à tout moment et les extraire rapidement dans un rapport m'aide vraiment à accomplir des choses que je n'aurais pas pu faire auparavant. C’est vraiment cool et cela rend mon travail et ma vie beaucoup plus faciles ».
Gestion de rapports, de tâches et de plans
En hébergeant toutes leurs photos de travail, notes et documents dans Fieldwire, Ogilvie Fire Protection n'a jamais à se soucier de localiser les données importantes. Cela aboutit aux rapports de tâches détaillés qu'Ogilvie génère régulièrement pour les clients. La rationalisation des observations et des tâches sur place n’est pas seulement pratique pour ses employés, elle simplifie leur partage avec les propriétaires et les entrepreneurs généraux. Ainsi, la commodité des rapports découle de l'organisation de haut niveau du système de tâches.
« Le plus grand avantage pour moi est que Fieldwire remplace les anciens systèmes de gestion des tâches que nous utilisions, qui datent de 25 ans», déclare Ogilvie. «Cela impliquerait normalement que vous preniez des photos avant de faire quoi que ce soit, puis que vous preniez d'autres photos après, puis que vous alliez sur les lieux et que vous les trouviez sur le dessin, puis que vous remplissiez la feuille des défauts et détailliez tout le travail. Toutes ces choses prennent habituellement beaucoup de temps. Avec Fieldwire, nous catégorisons simplement chacun des 6-7 défauts courants et étiquetons leurs tâches respectives avec ces catégories au fur et à mesure que nous les plaçons sur les dessins. Des photos peuvent être prises à l'aide de votre téléphone dans chaque tâche. Lorsque mes clients demandent des rapports ou des mises à jour sur nos progrès, je peux leur livrer directement sans travail supplémentaire. Cela nous a permis de gagner un temps incalculable ».
Des avantages similaires s'étendent à leur gestion de plans, car Fieldwire comprend une suite d'annotations complète qui aide l'équipe d'Ogilvie à annoter et mettre à jour les plans depuis le terrain. Il demande à chaque travailleur de choisir une couleur spécifique pour faire toutes ses annotations, de cette façon, il peut facilement distinguer qui a pris quelles notes. Ils peuvent joindre de nouvelles photos dans les tâches du plan, ou directement au plan lui-même à l'aide de la caméra intégrée de l'application, de sorte que chaque mise à jour puisse avoir des preuves photo pour la sauvegarder. L'envoi de ces données dans des rapports et en tant qu'exportées telles que construites peut également avoir l'avantage supplémentaire de clarifier tout calendrier de projet et les problèmes de budget.
« Nous travaillions sur un logement étudiant occupé dans le nord de l'Angleterre et avons été embauchés pour nettoyer une petite armoire de montage et confirmer que le travail avait été fait, et sinon, nous devrons nettoyer avec des travaux de rattrapage. Avant de commencer ce travail, notre client nous aurait demandé d'utiliser des appareils photo numériques et des dessins sur papier. L'agent du site voulait également recevoir quelque chose de tangible pour qu'il puisse le rapporter à son propre patron pour lui montrer combien de temps cela prendrait, quel était le coût prévu, etc.
« Mais en utilisant Fieldwire, nous avons pu entrer, faire le travail et fournir à l'agent du site un rapport précis sur ce que nous avons fait et ce que nous espérions pouvoir être fait dans le cadre d'un programme de 6 semaines. Cela nous a permis de lui montrer que la quantité de travail demandée prendrait en fait plus de 8 semaines à compléter, et nous a permis de communiquer plus clairement avec les autres sous-traitants sur le chantier. Nous avons pu les garder concentrés sur le travail, leur envoyer quotidiennement des rapports par courrier électronique et partager des listes de documents et d'instructions afin qu'ils sachent exactement quoi faire. C'est génial pour toute une série de choses ».
La planificationest une perspective simple dans Fieldwire grâce au calendrier des tâches qui organise les tâches d'Ogilvie en fonction des dates de début et de fin. Ceci est particulièrement pratique pour Ogilvie car son équipe s'est rapidement développée; l'entreprise est passée de 30 à 35 employés récemment, et ce nombre continue de grimper de semaine en semaine. En plus d'organiser clairement le calendrier de chaque personne, il peut également suivre le nombre d'heures travaillées et les coûts consacrés au travail dans le cadre de leurs tâches Fieldwire. Ces données sont ensuite collectées dans des graphiques ou dans un rapport de tâches de tableur, afin qu'Ogilvie puisse évaluer la productivité et les finances. La facilité d'utilisation et l'efficacité de Fieldwire aident Ogilvie à atteindre un autre objectif: éliminer l'écart de compétences et de connaissances entre les différentes générations de travailleurs.
« Nos jeunes gars se sont habitués à utiliser Fieldwire en 10 minutes. Ils ont compris les fonctions de base et, au fur et à mesure qu'ils les utilisaient, ils ont découvert de nouvelles fonctionnalités que même moi je ne connaissais pas. Les gars plus âgés, qui sont à la fin de la cinquantaine et qui travaillent dans l’industrie depuis 25 à 30 ans, s’y sont habitués après environ une demi-journée. Une fois qu'ils se sont adaptés à l'utilisation d'un appareil mobile sur place, ils se sont sentis à l'aise pour visualiser les dessins et suivre leur travail avec. Je pense que le meilleur atout de Fieldwire est sa facilité d'utilisation. Il a été facile d’amener des personnes qui n’ont peut-être pas beaucoup d’expérience avec une telle technologie à se détendre ».
Créer des environnements plus sûrs
Bruce Ogilvie et son entreprise restent déterminés à fournir des services de protection contre les incendies de premier ordre dans tout le Royaume-Uni, et l'adoption de Fieldwire dans leurs opérations quotidiennes les a aidés à exceller dans cette poursuite. Tous leurs besoins en matière d'assurance qualité, de rapports et de documentation sur le chantier sont gérés efficacement dans l'application, ce qui leur permet de concentrer toute leur attention sur la promotion de la sécurité dans une multitude de nouvelles constructions majeures. En adoptant l’innovation, Ogilvie Fire Protection ouvre la voie en matière de progrès pour les normes de son secteur.
« Nous avons construit tous nos processus existants autour de Fieldwire. C’est un outil vraiment très utile. Nous aimons en parler à tous les principaux entrepreneurs, clients ou individus qui travaillent pour nous. C’est vraiment formidable pour nous, en tant que nouvelle entreprise dans ce secteur, car cela donne à tous les autres l’apparence de dinosaures. C'est donc gagnant-gagnant pour nous.
« Les trois principales entreprises pour lesquelles nous travaillons me demandent toutes de les aider à démarrer Fieldwire, ce que je suis heureux de faire car je pense que c’est un excellent système qui facilitera la vie de tout le monde. Je sais qu'il existe une tonne d'autres métiers au Royaume-Uni qui peuvent également bénéficier de son utilisation ».
