Le guide Fieldwire pour gérer vos projets de constructions pendant la COVID-19

Au cours du dernier mois, nous avons collectivement fait face à une nouvelle réalité avec le COVID-19 (coronavirus). Pour notre industrie, ce fut le moment pour nous tous de comprendre comment nous pouvons nous lever pour faire face à de nouveaux défis. Alors que certains sites sont fermés, d'autres continuent de rester ouverts avec une variété de nouvelles restrictions:

• Différents niveaux de distanciation physique sur les chantiers
• Commencements échelonnés pour empêcher moins de personnes d'interagir
• Des équipes de nettoyage dédiées pour désinfecter les surfaces fortement touchées et les outils qui changent de main
• Le personnel de bureau travaillant à distance en tant que personnel de terrain essentiel est toujours autorisé sur place

Bien que nous ne sachions pas combien de temps tout cela pourrait durer, nous reconnaissons qu'être proactif dans la planification, la gestion et la preuve du travail effectué par vos équipes nous aidera tous à traverser cette période le plus efficacement possible.

Nous sommes fiers que nos clients aient trouvé que Fieldwire était essentiel pour assurer la sécurité et la productivité de leurs équipes de projet tout en faisant avancer les projets. Nous souhaitons également partager les astuces Fieldwire spécifiques au COVID que les clients ont signalées utiliser pour assurer la sécurité et l'efficacité de leurs équipes, qu'elles travaillent sur site, à distance ou une combinaison des deux.

Avez-vous un cas d'utilisation Fieldwire qui n'est pas répertorié ici? Envoyez-nous une note à marketing@fieldwire.com et nous nous assurerons de partager vos conseils pour aider nos frères et sœurs en construction.

Meilleures pratiques pour la sécurité sur le chantier pendant le COVID-19

Comme une grande partie de la population reste à la maison, mandatée par le gouvernement local ou fédéral, nous voulons offrir un filet de sécurité à ceux de nos amis et collègues dont le travail est essentiel. Cette section présente les meilleures pratiques en matière de sécurité au travail sur site.

Distribuez instantanément des alertes COVID-19, des documents et bien plus à toute votre équipe

La sécurité est toujours notre première préoccupation, mais avec le COVID-19, il y a un tout nouvel ensemble de protocoles à respecter. Communiquez facilement les dernières informations sur les directives et les procédures liées au COVID-19 avec votre équipe à partir de votre compte Fieldwire.

Sur des projets actifs, utilisez la partie fichiers pour créer un dossier Covid 19 où vous pouvez stocker toutes les informations pertinentes.

• Au fur et à mesure que de nouveaux documents sont créés ou mis à jour, votre équipe saura toujours où se référer. Par exemple, ajouter une note qui parle de COVID-19 comme celui-ci fourni par AGC de Californie.

• Si vous importez des fichiers PDF dans la section Fichiers, Fieldwire vous permet d'annoter et de signer des fichiers PDF afin que l'équipe de projet approuve pour confirmer qu'elle a lu ces documents et procédures importants. Ces balises sont connectées au cloud, donc une fois le balisage effectué, tout le monde pourra le voir.
• Si vous recherchez des documents de sécurité, visitez les pages AGC locales telles que AGC California ou AGC Chicagoland’s Resource Pages.

Pour partager des informations avec toute votre entreprise

• Créez un projet dans Fieldwire appelé * mises à jour COVID-19. Le «*» garantit que le projet est en haut de votre liste de projets.
• Téléchargez vos documents COVID-19.
• Invitez tous les utilisateurs du compte à participer à ce projet.
• Avec tout le monde sur votre compte sur ce projet, vous n'aurez qu'à mettre à jour les fichiers de ce projet pour garder tout le monde à jour.

Sous les projecteurs : BEAR Construction crée un projet en tant que référentiel d'entreprise pour toutes les communications d'entreprise divisées en une structure de dossiers et utilise des notifications de projet pour informer les utilisateurs de la mise à jour. En savoir plus sur la façon dont BEAR Construction utilise Fieldwire pour envoyer des messages aux utilisateurs pendant COVID-19.

Vous recherchez un protocole d'entreprise COVID-19? Nos amis de C2 Service Group, une entreprise spécialisée en excavation, ont élaboré un document de protocole COVID-19] que vous pouvez utiliser comme cadre.

Créez une liste de contrôle de santé « auto-certifiée » pour vos employés sur site

Alors que certains chantiers exigent la prise de la température de tout le monde avant d'autoriser les travailleurs sur place, certains États, comme le Massachusetts, obligeant les employés à s'autocertifier avant de se rendre au travail. L'AGC du California Safety and Health Council a fourni une liste de contrôle pour l'évaluation quotidienne de la sécurité de l'équipe. Ces auto-certifications aident les employés à reconnaître s'ils présentent des symptômes du COVID-19 et doivent s'isoler, ou s'ils sont en bonne santé et peuvent être sur place.

En créant un formulaire ou une liste de contrôle dans une tâche, chaque employé peut s'auto-certifier qu'ils respectent les lignes directrices mises en place pour le poste. Vous pouvez copier et coller depuis ce tableau Excel pour créer votre propre modèle de liste de contrôle pour vos chantiers. Avec ce flux de travail numérique, chaque utilisateur peut s'auto-certifier dans l'application Fieldwire et stocker une trace numérique dans le projet. Cela peut être appliqué à n'importe quelle liste de contrôle ou flux de travail de formulaire, comme les contrôles qualité.

Liste de contrôle

Formulaire

Créez des processus reproductibles et suivez la désinfection sur site

La propreté du chantier peut également jouer un rôle important dans la prévention de la propagation du COVID-19 Différents États et organisations professionnelles ont publié des guides et des informations utiles sur la façon de garder un chantier propre, par exemple, Massachusetts et AGC California's pratiques conseillées. Cependant, comme de nombreuses équipes travaillent à distance, avec une seule personne sur place, assurer un chantier propre sans visite peut être un défi.

Pour vous assurer que votre équipe sait ce qui doit être nettoyé jour après jour (et avec les conditions changeantes sur le chantier), nous vous recommandons :

Désignez les zones très fréquentées / très touchées à nettoyer par une «équipe de nettoyage» ou un «groupe de travail de nettoyage» désigné.

• Pour identifier les emplacements à nettoyer, utilisez un plan de site dans la section des plans et attribuez des tâches à des emplacements spécifiques. Ajoutez ensuite des listes de contrôle des éléments à nettoyer.

Sensibiliser et accéder aux stations de lavage des mains et portables sur place. Tout le monde peut voir quels emplacements sont bons à utiliser en fonction de la couleur de l'icône.

• Sensibiliser et accéder aux stations de lavage des mains et portables sur place. Tout le monde peut voir quels emplacements sont bons à utiliser en fonction de la couleur de l’air.

Documentez l'heure et la date du dernier nettoyage des outils, de l'espace, etc.

• Have onsite colleagues document the before and after with photos to verify the state of the jobsite.

Meilleures pratiques pour un travail d'équipe à distance efficace

Mettez à jour l'équipe de projet avec les dernières informations

Alors que les équipes utilisent de plus en plus des horaires de travail échelonnés pour assurer la sécurité des travailleurs, Fieldwire peut vous aider à diffuser des nouvelles, des alertes de sécurité et à planifier des mises à jour à toute l'équipe du projet.

• Les notifications au niveau du projet tiennent tout le monde au courant des changements qui se produisent. Avec ces notifications, tout le monde sur le projet reçoit un message.
• Les notifications peuvent être utilisées pour discuter d'une mise à jour dans les fichiers, des modifications apportées aux équipes, des sous-traitants qui seront sur place, du moment où vous devrez fermer le chantier ou du moment où les travailleurs peuvent retourner au travail.

Communiquez et partagez la documentation à distance

Un grand nombre de conversations et de décisions sont prises en personne sur le chantier. Maintenant que les parties prenantes du projet comme les ingénieurs et les inspecteurs peuvent être hors site plus de jours qu'autrement, garder les mises à jour en mouvement peut être son propre défi. Les tâches Fieldwire ont été créées pour documenter et suivre les problèmes et les questions en attente. Il n'y a donc qu'une seule source de vérité et toutes les personnes impliquées ont un accès complet à la conversation, où que vous soyez.

Au lieu de rebondir entre les e-mails, les appels téléphoniques et les chaînes de messages texte, recherchez les dernières informations sur le travail à effectuer et où, attribuez-les à la ou aux bonnes personnes et voyez les mises à jour en direct si vous êtes sur le site du projet ou à distance.

Voici un flux de travail que nous recommandons :

Avant que votre personne sur le terrain n'ait un appel avec une personne distante, configurez une procédure permettant à votre équipe de terrain de créer une tâche sur l'emplacement du plan. Dans la tâche, documentez ce qui se passe sur le terrain avec des photos, des photos à 360°, des vidéos et des conversations en texte. Si vous avez besoin d'être encore plus précis avec ce que vous voyez, annotez les photos, les plans ou les croquis avec ce qui se passe.

Si vous n'avez pas de plans importés, vous pouvez toujours utiliser des tâches pour organiser le travail à effectuer. Ils peuvent être trouvés dans l'onglet Tâches.

• Une fois que toutes les informations pertinentes sont documentées dans la tâche, attribuez-les à la personne que vous appelez.
• Lorsque vous recevez votre appel téléphonique, la personne qui travaille à distance récupère la tâche, voit l'emplacement du plan et les photos pertinents, et peut discuter des étapes suivantes.
• Vous pouvez remplacer ou enrichir l'appel lui-même en échangeant des messages instantanés sur la tâche de manière bidirectionnelle entre le terrain (mobile / tablettes) et le bureau (application web)
• Publiez des documents de projet (comme des demandes d'information ou des fiches techniques sur les produits) ou rédigez une réponse dans la tâche afin qu'elle puisse être rapidement référencée par quiconque visualise la tâche.
• Si vous avez besoin d'un deuxième avis ou avez besoin de poser une question à un ingénieur ou à un inspecteur, ajoutez-le en tant qu'observateur ou réaffectez-lui la tâche afin qu'il puisse contribuer.
• Toutes les informations de la tâche sont horodatées pour indiquer le moment où les photos sont prises et les informations publiées.

• La collaboration peut avoir lieu avec de nombreuses parties prenantes différentes en temps réel, peu importe où elles se trouvent.

Sous les projecteurs: Encompass AV, une entreprise spécialisée en audiovisuel, est un client de longue date de Fieldwire. Ils ont constaté qu'en configurant toutes les tâches avant que quiconque ne se rende sur le site, ils peuvent aider à prioriser la sécurité des travailleurs et éviter le gaspillage de main-d'œuvre. En savoir plus sur la façon dont Encompass AV planifie et gère le travail sur le terrain avec son PM travaillant à domicile.

Remotely share RFIs and document updates

With even less facetime on the jobsite, it’s become more important to make sure that everyone has access to the documents that move projects forward. RFIs are critical to distribute information (photos, videos, site details) between staggered shifts on the jobsite and engineers and architects who are likely working remotely.

To better distribute information and allow for more time on-site to be spent productively, we recommend customers post RFIs directly to plans.

• By posting critical information like RFIs, submittals, and product data sheets, to name a few, across all mobile devices and tablets in the field, you are ensuring your team has the right information to go out and build without any paper handoffs.
• Sending a project-wide notification about updated RFIs and plans can also be helpful to letting people know what has been updated.

For projects that are getting shut down

Document site conditions before lockdown/leaving site

As COVID-19 conditions change so rapidly, there is a possibility that your project might get shut down in a hurry. In this scenario, it’s important to run a complete inventory of equipment and to document the conditions of the site. Thoroughly record the conditions of the project with date and timestamps to help protect yourself in case you need to provide data for an insurance claim upon return. With Fieldwire, you and your team have the ability to create a checklist to assist with the process, take photos to verify conditions, and link those images to specific locations on the plan.

If your site does become locked down or you are splitting shifts to reduce the amount of people on-site at once, document what the site looks like before leaving.

If someone is going to the site daily to make sure everything is safe:

• Create a category called “Site Conditions.”
• Generate a task or group of tasks for your walk.

• Add photos and comments to the task to record what the site looks like. All comments and photos are time-stamped so you can show the time of day you were on-site.
• Generate a report with the task or group of tasks. You can use the category filter to bring in only the “Site Conditions” category and time filter for “task created” to only bring in the tasks associated with the days you want to report on.
• You can ship this to your owner or GC to show what the site looked like when you left.

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