Baytna Baytak - Reconstruire Beyrouth

Baytna Baytak began with a noble cause of finding housing for frontline medical staff during the coronavirus outbreak in 2020. They focused their efforts on ensuring frontline medical staff like nurses could live close to the hospitals they serve, reducing the possibility of infecting their loved ones at home. Little did the Baytna Baytak team know that their mission was about to take a different turn.

Le 4 août 2020, une explosion dévastatrice a eu lieu dans le port de Beyrouth. L'explosion a provoqué la mort de plus de 200 victimes et a laissé plus de 300.000 personnes sans abri. Plus de 12 millards d'euros de dégats matériels sont totalisés.

Baytna Baytak avait besoin d'une solution pour coordonner ses différentes équipes. What started out as a mission to ensure housing for medical staff during the coronavirus pandemic quickly changed. L'ONG Baytna Baytak est officiellement créée et l'organisation consacre ses ressources non seulement à la restauration des maisons endommagées, mais vise également à faire renaître l'espoir au sein des familles déplacées et brisées.

Faits marquants

Type : Organisation non-gouvernementale

Projets : Résidences familiales et commerciales

Fonds levés : $1.3 millions USD

Maisons restaurées : 1.212

Commerces restaurées : 68

Soignants hébergés : 800

Etudes de cas

Une plateforme unique de communication

Données accessibles sur chaque appareil

Génération de rapports rationalisée

L'équipe de 100 membres de Baytna Baytak travaille à la restauration de maisons résidentielles multifamiliales touchées par l'explosion du 4 août 2020. À l'approche de l'hiver, l'équipe s'est concentrée sur la mise à l'abri des familles le plus rapidement possible. « La priorité principale était de fermer les fenêtres et les portes d'accès, mais maintenant nous faisons tout, donc c'est l'ensemble du travail », explique Jacques Matta, co-responsable de l'équipe de reconstruction chez Baytna Baytak. Actuellement, Baytna Baytak s'étend également à d'autres pays. Ils combinent reconstruction et durabilité dans leurs projets, comme illustre un projet récent axé sur la transformation d'un bâtiment historique en salle polyvalente pour la communauté l'entourant.

Communication centralisée

Lorsque Baytna Baytak a entamé son œuvre importante, des problèmes de communication ont été soulevés. L'équipe a souhaité réagir rapidement car de nombreuses familles restaient sans un toit. The pressure to complete this impactful work along with so many different teams and contractors made it tough to ensure everyone was on the same page.

« La partie la plus difficile de mon travail était le fait qu'il y avait tant de personnes qui avaient besoin d'aide. En même temps, nous étions une toute nouvelle équipe ; nous ne nous connaissions pas. C'était une question d'organisation et de communication ».

Jacques Matta, co-responsable de l'équipe de reconstruction chez Baytna Baytak

Il était clair dès le début que l'équipe de Baytna Baytak devait trouver un moyen de communiquer plus efficacement. L'équipe de Baytna Baytak a commencé à utiliser le logiciel de gestion de chantier de Fieldwire pour donner l'accès aux informations dont chacun avait besoin. Si un membre de l'équipe avait besoin d'envoyer un message à un autre membre de l'équipe, il ovrait Fieldwire pour communiquer en temps réel.

« Tout le monde a accès, nous pouvons donc donner accès à n'importe quel ingénieur », explique Matta. « Ils peuvent communiquer entre eux, et nous pouvons insérer n'importe quel document ou fichier et générer des rapports. Cela nous permet de travailler très rapidement sur Fieldwire.

Des données accessibles et centralisées

Afin de terminer les maisons correctement, l'équipe de Baytna Baytek avait besoin de toutes les informations - des photos à l'emplacement des maisons et des messages entre les membres de l'équipe - le tout stocké en un seul endroit. Avant Fieldwire, l'équipe utilisait plusieurs outils pour stocker les données de son projet. Ceci, à son tour, a provoqué des informations cloisonnées ou perdues. De plus, le processus de téléchargement manuel de photos et de fichiers était bien trop chronophage.

« Nous utilisions principalement des feuilles Excel, Google Drive et Salesforce. Salesforce était le principal endroit où nous gardions toutes nos données. Mais nous avions besoin d'un autre logiciel dans lequel nous pourrions détailler chaque foyer. Par exemple, un logiciel où nous pourrions stocker toutes les mesures prises par nos sous-traitants avec les photos de chaque élément. Nous voulions également avoir nos BOQ sur ce logiciel et pouvoir suivre l'avancement des travaux.

Sarya Sarkis, Chef de projet, Baytna Baytak

En utilisant Fieldwire, Baytna Baytak a pu centraliser toutes les données de ses projets. Tous les messages et les photos concernant une maison spécifiques étaient accessibles à portée de main sur une tablette ou un smartphone. En élimanant le processus de téléchargement manuel des photos et des remarques, Baytna Baytak a constaté un gain de temps considérable.

« Fieldwire nous fait gagner 10 à 15 minutes chaquee jour que nous travaillons sur une maison. En effet, avant Fieldwire, on devait ajouter 15 minutes à chaque visite de chantier car après il fallait rentrer chez soit, ouvrir des notes, les mettre dans Excel ou Salesforce, prendre les photos et les mettre sur le PC.

Jad Farhat, Ingénieur de première ligne, Baytna Baytak

Génération de rapports rationalisée

Une partie intégrale du travail de Baytna Baytak est de rendre compte à ses donateurs lorsqu'une restauration est achevée. After all, these are the direct result of the donor’s money. Baytna Baytak wanted to inform their donors with updates on the progress they were making. But, because the team was using manual methods like PowerPoint to generate reports, it was difficult to collect and share this data efficiently.

« Répondre aux exigences de nos donateurs est la partie la plus difficile de notre travail », déclare Sarkis. « Ils doivent connaître les détails exacts de chaque maison sur laquelle nous travaillons et son état d'avancement, et il nous faut des rapports détaillés à leur présenter. Ils veulent savoir où va tout leur argent, il est donc très important d'avoir des images, des BOQ et des prix très clairs ».

Afin de tenir leur donnateurs informés plus rapidement, l'équipe de Baytna Baytak s'est tourné vers Fieldwire. En générant des rapports sur Fieldwire, l'équipe peut partager un rapport détaillé avec les donateurs en quelques clics.

« Maintenant avec Fieldwire, je clique un bouton et je génère un rapport détaillé prêt à envoyer. Cela représente un gain d'au moins une heure par maison».

Lea Ghorayeb, co-responsable de l'équipe de reconstruction chez Baytna Baytak

La construction avec une mission significative

Le travail acharné de l'équipe de Baytna Baytak porte ses fruits. Avec leur engagement dans une mission incroyable de restauration de Beyrouth, Baytna Baytak a fait a changé la vie de beaucoup de personnes. Avec l'aide de Fieldwire, l'équipe a pu « réaliser plus de 1 000 habitations », explique Sarya Sarkis, chef de projet, Baytna Baytak. Bien que cela soit au cœur du travail de Baytna Baytak, ils comprennent qu'ils ne donnent pas seulement un abri, mais aussi de l'espoir.

« Une fois le travail terminé, c’est un peu comme si nous effacions le cauchemar qui s’est produit. Je sais que personne ne l'oubliera jamais, mais quand vous avez une nouvelle maison qui est fraîchement repeinte et que tout est neuf et que les cicatrices de l'explosion ne sont plus là, c'est aussi thérapeutique.

Lea Ghorayeb, co-responsable de l'équipe de reconstruction chez Baytna Baytak